広島市教育委員会の後援名義

広島干潟生物研究会の 第2回 ジュニア研究発表会については、
すでに数日前にこのブログで紹介し、ポスターも掲載しています。

今日は、この事業について、広島市教育委員会の後援名義をお借りするために
出した書類について、書いておきます。

これは、来年もまた同じ企画をするのに、ここを開けばどなたでも書けるように
しておこうという作戦です。


基本的には、これに従います。


今回の事業の内容は、青少年健全育成の促進・青少年教育の振興です。
したがって、提出先は青少年育成部育成課です。


つぎのような書類が必要です。

その1  広島市教育委員会後援名義使用許可申請書

これは、先ほどのサイトから書式がエクセル文書でダウンロードできます。

目的、内容、期日それに会場などを書き込みます。


その2 開催要項

これは、すでにこの夏には作っていました。そのまま出せばいいですね。
内容はほとんど許可申請書とかぶります。

わたしは「一太郎派」ですので、「ワード」文書に変換する必要があり、
この際、ちょっと文字がずれたりしますので、注意が必要でした。


その3 事業計画

これは、あいにく作っていませんでした。
特に書式が定められているようでもなかったので、次の項目を勝手に起こして、
思いつくまま書いていきました。
こういう作業は楽しいですね。
それにこの作業によって曖昧だった点が整理されますので好都合です。

Ⅰ 事業内容など
 1 事業の目的
 2 当会の現在までの事業実績について
 3 事業の内容
 4 当研究会の特徴と期待される効果
 
Ⅱ 役割分担
 1 研究発表会
 2 写真展

Ⅲ バックアップ体制
 1 会場・後援・協賛等
 2 資金


その4 収支予算書

これも、おおよそで考えていたものを精査しました。

最初は、携帯ストラップや図鑑の下敷きを作って、当日販売する予定でしたが、
商品の販売なんぞ手がけたことのないわたしとしては、いったいどのくらい
売れるか見当も付かず、結局下敷きは子どもら全員に配り、ストラップは
クイズ大会の景品にすることでみなさんの同意を得ました。

その分、参加費が高くなりましたが、実は後で述べますように、巨大な支出を占めていた
費目がタダになるという逆転サヨナラホームランのようなことが起きましたので、
むしろ参加費は安くなりました。


書類は以上ですね。

これをメールに添付して送ると、ただちに担当の方から電話がかかり、2、3点の
質問をクリアしておしまい。

さてさて、逆転劇は、その電話で起きました。

実は、広島市役所?の地下には、メールボックスがあり、市内のすべての
市立学校のボックスというか棚というかがあり、そこに書類を放り込んで
おくと、ちゃんと届けてもらえるのです。

県の教育委員会が県立学校の棚をもっているのは見たことがありますが、
市役所が市立学校の棚をもっていることは知りませんでした。
(あるだろうとはおもっていましたが。)

担当の方から電話があったときに、それとなく聞いてみると、

「ありますよ。すべての公民館への棚もあります。」

「それは、私どものボランティア団体が使うことは可能でしょうか。」

「一般の方は使えません。ただし、、、」

ここです。ここが逆転ホームラン。

「ただし、広島市や広島市教育委員会の後援名義の関係書類であれば
使えます。まあ、後援といっても実際に経費負担をするわけではないので、
せめてこれくらいはお手伝いさせていただきます。」

とのありがたいお言葉。

おもわず電話口で

「へー、それじゃあ、郵送料がだいぶ浮きますので収支予算書を再提出
させてください。」

「わかりました。」

ということになりました。


すぐに、広島市立の小・中・高校の数を調べました。

 小学校 142校、  中学校 64校、  高等学校ほか9校。

合計215校への郵送料がタダになりました。

めでたし、めでたし。

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